Ausweitung der E-Rechnungspflicht 2027
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf elektronische Eingangsrechnungen vor
Ab 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800 Tausend Euro elektronische, also maschinenlesbare Rechnungen ausstellen. Auch Unternehmen, die unter dieser Umsatzgrenze bleiben, geraten dadurch in Zugzwang. Denn bereits seit 2025 besteht in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen anzunehmen. Mit der Ausweitung der Ausstellungspflicht wird es also immer wahrscheinlicher, von einem Auftragnehmer elektronische Rechnungen zu bekommen.
Schickt der Lieferant E-Rechnungen, müssen diese angenommen werden
Vollständig eingeführt wird die E-Rechnungspflicht zwar erst ab 1. Januar 2028. Und erst dann sind – mit wenigen Ausnahmen – Papierrechnungen und reine PDF-Dateien aus dem Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen verbannt.
Aber de facto beginnt die E-Rechnungspflicht früher: Besonders größere Unternehmen passen schon jetzt ihre Software an die gesetzlichen Vorgaben ab 2027 an. Kunden müssen in so einem Fall schnell nachziehen – selbst wenn der eigene Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Denn sobald ein Lieferant, Speditionsunternehmen oder anderer Dienstleister E-Rechnungen ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese verarbeiten können.
Software zum Lesen, Validieren und Archivieren von E-Rechnungen notwendig
Mit dem Empfang elektronischer Rechnungen sollte man sich rechtzeitig beschäftigen, bevor die erste E-Eingangs-Rechnung eintrifft. Es müssen Stammdaten kontrolliert, Schnittstellen eingerichtet und das Team geschult werden. Der Aufwand ist größer als man denkt. Und natürlich braucht es für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen die richtige Software.
Denn E-Rechnungen sind keine gängigen Dateien wie PDF oder Word. Die meisten E-Rechnungsformate in Deutschland basieren auf XML (eXtensible Markup Language), einem Textformat zur strukturierten Speicherung von Daten. Für Menschen sind XML-Dateien nicht oder zumindest nicht gut lesbar. Erst mithilfe eines E-Rechnungs-Viewers bzw. eines ERP-Systems mit entsprechender Visualisierungsfunktion werden die Inhalte in einer verständlichen Form dargestellt.
Zwar enthält das ZUGFeRD-Format eine visuell lesbare PDF-Darstellung der Rechnung. Diese muss jedoch nicht zwingend eine hundertprozentige Abbildung der tatsächlich enthaltenen XML-Rechnungsdaten sein. Und für die steuerliche und rechtliche Bewertung sind ausschließlich die XML-Daten maßgeblich.
Daher empfiehlt sich bei E-Rechnungen in jedem Fall der Einsatz einer Software, die die enthaltenen XML-Daten automatisiert auf Vollständigkeit, Plausibilität und Korrektheit prüft.
Auch für die Archivierung der XML-Dateien wird eine Software benötigt, wie sie z. B. unser Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET bietet.
Darüber hinaus müssen Stammdaten überprüft, Schnittstellen eingerichtet oder Mitarbeiter geschult werden. Unternehmen tun gut daran, die Einführung der E-Rechnung rechtzeitig vor dem Stichtag 01.01.2027 anzupacken. Mit einigen unserer Kunden sind wir den Weg bereits begangen. Typische Fragen zur E-Rechnung, die dabei aufkamen, haben wir in den folgenden FAQ zusammengefast.
FAQ E-Rechnungspflicht
Was ist eine E-Rechnung?
Die Norm für elektronische Rechnungen in Europa heißt EN 16931. Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate, die diese Norm erfüllen:
- ZUGFeRD
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“. Das Rechnungsformat wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet.
ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, d. h. Rechnungen werden als PDF mit eingebetteter, strukturierter XML-Datei verschickt. Das XML erlaubt die maschinelle Verarbeitung. Durch die PDF-Datei lässt sich die Rechnung auch fürs menschliche Auge gut lesen (Sichtbeleg).
- XRechnung
Die XRechnung wurde nach den Vorgaben für den elektronischen Datenaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
XRechnungen bestehen lediglich aus einer XML-Datei. Es fehlt also ein visuelles Rechnungsdokument. Mit einer Software wie dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET lassen sich jedoch auch diese Rechnungen gut lesbar darstellen.
Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete XML-Daten erfüllt nicht die europäische Norm EN 16931. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach nicht als elektronische Rechnung.
Welche Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden?
Bei einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen Unternehmen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen für B2B-Leistungen im innerdeutschen Geschäftsverkehr verschicken.
Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 € oder weniger beträgt, müssen spätestens ab dem 01.01.2028 E-Rechnungen verschicken, wenn der Empfänger ein deutsches Unternehmen ist.
Rechnungen an private Kunden sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Welche Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 01.01.2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Es besteht kein Anspruch, dass der Auftragnehmer eine PDF- oder Papierrechnung schickt.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Generell gilt die Pflicht zur E-Rechnung nicht bei Geschäften mit Endverbrauchern (B2C-Umsätze) und bei vielen steuerfreien Leistungen.
Außerdem muss in diesen Fällen keine E-Rechnung ausgestellt werden:
- Kleinunternehmern gem. § 19 USt sind von der Pflicht befreit,
- bei Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto,
- bei Fahrausweisen,
- bei Leistungen an juristische Personen (z. B. Vereine), die nicht Unternehmer sind.
Was passiert, wenn ich trotz Pflicht keine E-Rechnungen verschicke?
Bei einer Versandpflicht ab 2027 bzw. spätestens ab 2028 besteht das Risiko, dass der Empfänger die PDF-Rechnung oder Papierrechnung nicht bezahlt. Denn Rechnungsempfänger sind verpflichtet, eingehende Rechnungen zu prüfen und nur ordnungsgemäße E-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht annehmen kann?
Solange der Versender nicht zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, kann man um eine Papier- oder PDF-Rechnung bitten. Ein Anspruch darauf besteht allerdings nicht.
Ist man nicht in der Lage, die E-Rechnung zu lesen und damit zu bezahlen, gerät man in Verzug.
Enthalten eingehende E-Rechnungen Fehler oder werden sie nicht ordnungsgemäß archiviert, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verwähren.
Wie kann ich E-Rechnungen mit dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET verarbeiten?
Mit dem Belegimport von Orgasoft.NET können Sie korrekt strukturierte XML-Dateien in Ihr Warenwirtschaftssystem einlesen, inhaltlich sichtprüfen, verarbeiten und gegebenenfalls belasten. Die Rechnungskontrolle ermöglicht den automatisierten Abgleich Ihrer E-Rechnungen mit den Wareneingängen.
Für die Validierung der Korrektheit der XML-Daten gibt es zahlreiche professionell Anbieter, siehe bspw. unter:
- www.portinvoice.com/
- erechnungs-validator.de (ZUGFeRD-PDF und XML-Dateien)
- erechnungsvalidator.service-bw.de/ (nur XML-Dateien)
Wie kann ich E-Rechnungen mit dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET erstellen?
Zum Schreiben von E-Rechnungen mit Orgasoft.NET benötigen Anwender der Software die Module ZUGFeRD und Fakturierung.
Für die erfolgreiche Einführung des elektronischen Rechnungsversands in Orgasoft.NET werden die für E-Rechnungen erforderlichen Stammdaten und Einstellungen einmalig eingerichtet. Dazu zählen:
- die Pflege relevanter Angaben in den Artikel-, Adress- und Filialstammdaten,
- die Konfiguration von Festwerten und Exportoptionen,
- die Definition kundenspezifischer Zuordnungen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die erzeugten E-Rechnungen sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den individuellen Vorgaben der jeweiligen Rechnungsempfänger entsprechen.
Details zur Einrichtung finden Sie in unserer Orgasoft.NET Onlinehilfe.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Software Consultant oder den Signum Support.