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Elektronische ZUGFeRD-Rechnungen mit dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET erstellen

Digitale Rechnungen lassen sich schneller und kostengünstiger verschicken als Papierrechnungen. Für öffentliche Aufträge wird die E-Rechnung ab 27. November 2020 sogar Pflicht.

Das Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET unterstützt das Rechnungsformat ZUGFeRD, welches die Normen der EU für elektronische Rechnungen erfüllt. Anwender der Wawi-Software aus Einzelhandel, Gastronomie, Sozialwirtschaft und anderen Branchen können somit nicht nur bequem elektronische Rechnungen an Kunden aus der Wirtschaft schicken, sondern auch an Behörden.


E-Rechnung: wirtschaftlich und umweltfreundlich

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Gegenüber dem Versand per Post bietet das Verschicken von Rechnungen per E-Mail einige Vorzüge.

  • Weniger Kosten, weil kein Geld für Briefpapier, Druck, Umschläge und Porto ausgegeben werden muss.
  • Weniger Zeitaufwand, weil Arbeitsschritte wie Rechnung ausdrucken, kuvertieren und zur Post bringen entfallen.
  • Weniger CO2-Ausstoß, weil der Papierverbrauch im Büro sinkt und kein Brieftransport notwendig ist.
  • Mehr Platz im Büro, weil die elektronische Rechnung im PC gespeichert wird und nicht im Aktenschrank abgelegt werden muss.
  • Schnellere Verarbeitung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen intern oder an den Steuerberater. Digital archivierte Rechnungen lassen sich auch besser wiederfinden.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die EU definiert die E-Rechnung in der „Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen” als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist.

Keine elektronische Rechnung im Sinn der EU-Richtlinie sind eingescannte Papierrechnungen, Bilddateien oder PDF-Dateien ohne strukturierte Daten.


Orgasoft.NET unterstützt das Rechnungsformat ZUGFeRD

ZUGFeRD ist eine Spezifikation zum Schreiben elektronischer Rechnungen. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde das Datenaustauschformat vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), einem Zusammenschluss von Behörden, Verbänden und Unternehmen.

Die ZUGFeRD Version 2.1 entspricht der europäischen Norm und kann, wie der zweite in Deutschland vertretene Standard XRechnung, für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung genutzt werden.

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Wie funktioniert ZUGFeRD?

ZUGFeRD bettet maschinenlesbares XML in PDF-Dateien ein, was eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht. Das hybride Format kann von Mensch und Maschine gleichermaßen gelesen werden und ist in der Wirtschaft bereits sehr verbreitet.

Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen

Der Empfänger einer ZUGFeRD-Datei kann diese mit jedem PDF-Reader (z. B. Acrobat Reader) öffnen.

Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen auch an Kunden schicken, die das Dateiformat nicht nutzen.

ZUGFeRD-Rechnungen sind mittlerweile mit fast jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel.

ZUGFeRD nutzt das PDF-Format, bietet darüber hinaus aber die Möglichkeit, eine strukturierte XML-Datei einzubinden. Dadurch lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen digital auslesen.

ZUGFeRD erfüllt seit Version 2.0 die Richtlinie 2014/55/EU und den Standard EN16931, sodass ZUGFeRD-Rechnungen auch an öffentliche Auftraggeber geschickt werden können.

Welche Unternehmen profitieren von ZUGFeRD?

ZUGFeRD konforme Rechnungen können zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell und komfortabel ausgetauscht werden.

In mittleren und großen Unternehmen senken sie Aufwand und Kosten des Rechnungsversands allein aufgrund der Menge an Rechnungen. Aber auch für kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen pro Jahr oder Einmalrechnungen lohnt sich das hybride Datenformat.

ZUGFeRD-Versionen und Factur-X

Das Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET unterstützt mehrere Versionen von ZUGFeRD, darunter Version 2.1. Da ZUGFeRD 2.1 mit dem französischen E-Rechnungsformat Factur-X identisch ist, lässt sich das Format auch für Rechnungen nach Frankreich verwenden.


So erstellen Orgasoft.NET Anwender ZUGFeRD-Rechnungen mit dem Warenwirtschaftssystem

Um elektronische Rechnungen mit dem Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET schreiben und verschicken zu können, benötigen Anwender der Software lediglich die Module ZUGFeRD und Fakturierung. Arbeiten Sie bereits mit unserer Warenwirtschaftssoftware, sprechen Sie bitte einfach Ihre bekannte Kontaktperson aus dem Signum-Team an oder wenden Sie sich an unseren Support.

Haben Sie aufgrund der ZUGFeRD Schnittstelle von Orgasoft.NET (oder einem anderen Grund) Interesse an unserem Warenwirtschaftssystem, teilen Sie uns Ihr Anliegen gern über das Kontaktformular mit. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

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