E-Rechnung (EN 16931) - ZUGFeRD / XRechnung

Hinweis:
Die Norm für elektronische Rechnungen in Europa, einschließlich ZUGFeRD und XRechnung, heißt EN 16931.
Eine XRechnung ist im Grunde nur eine XML-Datei.
ZUGFeRD-Rechnungen sind PDFs mit angehängter XML-Datei.

Einleitung:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen und empfangen. Diese müssen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung (reine XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten XML-Daten) vorliegen. Übergangsregelungen erlauben es bis Ende 2027, unter bestimmten Bedingungen weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerbefreite Umsätze.

Mit Orgasoft.NET können Sie bereits jetzt elektronische Rechnungen mittels der bekannten Formulardruck-Funktionen der Geschäftsvorfälle als eigenständiges Format konfiguriert erstellen.
Folgende Normen für elektronische Rechnungen sind gemäß Europäischen Standard in Orgasoft.NET umgesetzt. 

XRechnung für Behörden, öffentliche Anstalten, etc, kann aber von jedem Unternehmen/Organisation verwendet werden: 
1.       ZUGFeRD 2.1 (Profil: XRechnung)

• eine PDF mit eingebettetem XML (xrechnung.xml)
• dieses ist ein spezielles Format für Behörden mit zusätzlichen Geschäftsregeln und Pflichtfeldern, die das Profil EXTENDED erweitert 

2.       XRechnung (XML-Datei)

• diese reine XML (xrechnung.xml)
• ist nur die XML-Datei ohne PDF 

Factur-X und ZUGFeRD-Invoice für Unternehmen/Organisation (als Alternative zur XRechnung): 
3.       ZUGFeRD 2.0 (Profil: EN16931 / EXTENDED)

• eine PDF mit eingebettetem XML (zugferd-invoice.xml)
• entspricht dem Standard: EN16931

4.       ZUGFeRD 2.1 (Profil: EN16931 / EXTENDED)

• eine PDF mit eingebettete XML (factur-x.xml)
• entspricht dem Standard: EN16931 (COMFORT), d.h. mit mehr Feldern als ZUGFeRD 2.0 (Profil: EN16931 / EXTENDED) 

Welche zusätzlichen Orgasoft.NET-Module ggf. dafür sind nötig, können Sie auf unserer Website nachlesen: signum-warenwirtschaftssysteme.de/produk...ng-zugferd-xrechnung  

MERKE:

• Beispielsweise mit dem kostenlosen Open-Source-Programm Quba-Viewer ( quba-viewer.org ) können Sie sich die XML-Daten der XRechnung strukturiert darstellen und sicht-prüfen
  • unter Datei / „zeige ID’s“ können BT-Nr der Felder (und die BG sind die Gruppen) angezeigt werden
• für Validierung der Korrektheit der X-Rechnungsdaten in den XML-Daten ggf der PDF gibt es zahlreiche professionell Anbieter, siehe bspw. unter
  • www.portinvoice.com/ oder
  • erechnungs-validator.de  (ZUGFeRD-PDF und XML-Dateien) bzw.
  • erechnungsvalidator.service-bw.de/ (nur XML-Dateien)
• Bei elektronischen Rechnungen ist das Formular bzw. der Beleg nicht das maßgebliche, sondern die Daten der ggf. eingebetteten XML-Datei. Die Daten auf dem PDF werden nicht 1:1 in den eingebetteten XML-Daten abgebildet, d.h. deren jeweilige Erzeugung passiert unabhängig von ein einander und beide Dateien werden schlussendlich in einer ZUGFeRD-PDF/A-Datei zusammengeführt.

Elektronische Rechnungen erstellen:
Für die Einrichtung des Elektronischen Rechnungsdruckes in Orgasoft.NET sind einige voraussetzende Stammdatenangaben und Definitionen der eigenen Verfahrensweise wie bspw. der Adressen- und Filialen- Stammdaten, Festwerten, Export-Optionen, etc. notwendig.
Die Details zu Einrichtung entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Eintrag aus unserer Orgasoft.NET-Onlinehilfe help.orgasoft.net/index.html?schnittstelle_zugferd.htm


Import der XML-Daten der elektronischen Rechnungen:
Die XML-Dateien können über den XML-Import eingelesen werden. Eine Beispiel-Importdefinition als Ausgangsbasis werden wir Ihnen in Kürze zur Verfügung stellen.