Intelligentes Stammdatenmanagement – erfolgreiche Geschäftsprozesse
Verlässliche Stammdaten bilden die Basis für gute Business-Entscheidungen. Mit Orgasoft.NET verwalten Sie Artikel, Lieferanten, Kunden, Filialen und Personal zentral, strukturiert und verlässlich – so arbeiten alle Bereiche jederzeit mit einheitlichen Daten.
So managen Sie mit Orgasoft.NET Ihre Stammdaten.
Für die komfortable, rechtskonforme Pflege von Stammdaten steht Ihnen in Orgasoft.NET eine Fülle an Funktionen zur Verfügung. Vom einfachen Datenimport über die enorme Detailtiefe der erfassbaren Informationen bis zur unmittelbaren Weitergabe der Daten an Kasse, Webshop oder FiBu: Machen Sie Ihre konsistenten Stammdaten zur Grundlage für fundierte Entscheidungen entlang der gesamten Prozesskette.
Alle für den Geschäftserfolg bedeutsamen Stammdaten sind einheitlich, strukturiert und zentral verfügbar.
Externe Stammdaten übernehmen Sie einfach, zeitsparend und vollständig – ohne Fehler, Dubletten oder Inkonsistenzen.
Durch die Vergabe von rollenbasierten Rechten an einzelne Nutzer oder Personengruppen verwalten Sie sensible Daten rechtssicher.
Funktionsübersicht
Funktionen im Detail

Artikelstammdaten
Akurate Basis für Ihren Verkaufserfolg
Sauber gepflegte Artikelstammdaten sind das Fundament für reibungslose Geschäftsprozesse, gewinnbringende Entscheidungen und eine fehlerfreie Kommunikation mit allen Stakeholdern. Von EAN über Artikelbild bis zu Mengeneinheiten oder Herstellerland können Sie mit Orgasoft.NET Artikelinformationen detailgenau erfassen und für mehr Effizienz im Tagesgeschäft nutzen.
Nutzen:
- Fehlerfreie Auszeichnung und Preisführung
- Zentrale Datenbasis (z. B. für Filialen, Kasse, Webshop)
- Einmaliger Pflegeaufwand ohne manuelles Kopieren
Vollständiger Artikelstamm inkl. Datenaustausch (z.B. EDI PRICAT)
Pflegen Sie sämtliche Artikeldaten wie EAN, Kurz- und Langbeschreibungen, Mengeneinheiten, Staffelpreise, getrennte Mehrwertsteuersätze für Ein- und Verkauf, Fremdwährungen, Mindestbestände u. v. m. Der Austausch selbst großer Datenmengen mit Lieferanten oder Herstellern ist in verschiedenen Formaten (z. B. PRICAT, XML, CSV) schnell und zuverlässig möglich.
Preise inkl. vordatierter Preisänderungen
Verwalten Sie Einkaufspreise, Verkaufspreise, Staffelpreise, Aktionspreise sowie vordatierte Preisänderungen im Artikelstamm. Preise lassen sich je Filiale, Kundengruppe oder Zeitraum definieren – vollautomatisch aktiv zum Stichtag. Auch für große Artikelmengen können Sie bequem Rabatte, zeitlich begrenzte Aktionspreis oder vordatierte Preisumzeichnungen festlegen.
Rundung von Verkaufspreisen
Orgasoft.NET ermöglicht die automatische Rundung von Verkaufspreisen für alle oder einzelne Artikelgruppen – z. B. zur Einhaltung von Schwellenpreisen oder psychologischer Preisgrenzen. Für den Verkauf im Ausland können Sie Rundungsregeln je nach Währung definieren.
Artikel- & Warengruppenzuordnung
Jeder Artikel kann einer Warengruppe, mehreren Artikelgruppen und frei definierbaren Sortiments- oder Vertriebsgruppen zugeordnet werden. Daten lassen sich so bei mehreren Artikeln auf einmal pflegen. Auch Preisanpassungen und andere gruppenspezifischen Änderungen oder Auswertungen sind einfach für mehrere Artikel- und Warengruppen umsetzbar.
Alternative Lieferanten
Legen Sie mehrere Lieferanten pro Artikel an – inklusive Einkaufspreis, Lieferzeiten, Gültigkeitszeiträumen und lieferantenspezifischen Artikelnummern.
Artikelpool für Saisonartikel
Artikel- und Preisinformationen für Aktions- oder Saisonware können Sie in einer performanten Pooldatenbank speichern. So entlasten Sie Ihre Hauptdatenbank und haben dennoch schnellen Zugriff auf die Informationen. Wollen Sie die Daten dauerhaft in die Hauptdatenbank übernehmen, ist das jederzeit möglich.
Chargen- & Seriennummern
Zur lückenlosen Rückverfolgung können Sie bei jedem Artikel eine Chargen- und Seriennummern hinterlegen und verwalten. Bei verderblichen Artikeln lässt sich das Mindesthaltbarkeitsdatum chargengenau erfassen bzw. kann das MHD als Pflichtangabe (mit automatischer Plausibilitätsprüfung) definiert werden.
Verwaltung von Varianten
Erfassen Sie bei Artikeln, die Sie in unterschiedlichen Farben, Größen oder Verpackungsformen (z. B. einzeln oder im Gebinde) verkaufen, jeweils spezifische Varianten-Informationen bis hin zur eigenen EAN.
Filial-Sortimente
Häufig arbeiten Filialen mit individuellen Artikelstämmen: weil sie regionale Artikel verkaufen, eigene Lieferanten haben oder unterschielich groß sind. Dank Sortimentsfilter sieht jede Filiale in Orgasoft.NET nur die Artikelstammdaten, die für sie relevant sind. Auch zentral lassen sich einfach filialspezifische Liefertouren oder Verkaufsaktionen je nach Sortiment verwalten.
Individuelle Artikelinfos & -bilder
In Orgasoft.NET können Sie viele weitere Artikelmerkmale, Produktbilder oder Suchmaschinendaten speichern – jeweils für einzelne Artikel oder mehrere Artikel einer Kategorie. Frei definierbare Multifunktionsfelder ermöglichen die Erfassung jeder beliebigen Information bis hin zu fremdsprachigen Bon- und Rechnungstexten.
Etikettendruck & Steuerung elektronischer Preisschilder (ESL)
Alle Artikelstammdaten, die am Regal stehen sollen – wie Produktbeschreibung, Preis, Inhaltsstoffe oder Herkunftsland – können Sie direkt in Orgasoft.NET für den Etikettendruck oder die Anzeige auf Elektronischen Regaletiketten (ESL) nutzen. Bei ESL sind auch vordatierte Preisumzeichnungen automatisiert am Stichtag ausführbar.
Führendes System für Webshop, Kasse & Co
Dank der zahlreichen Schnittstellen von Orgasoft.NET und einer offenen API-Architektur können Sie Ihre Artikelstammdaten zuverlässig an andere Programme wie Kassensystem, Webshop oder BI-Tool übergeben. So müssen Sie Ihre Daten nur in einem System pflegen und arbeiten trotzdem überall mit synchronen Informationen.
Funktionen speziell für Ihre Branche
Lebensmittel- & Getränkeeinzelhandel
- Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
- LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten
- Pfandanbindung mit Leergutmanagement und Gebindeverwaltung
- Fremdwährungen
- Bon-, Rechnungs- und Angebotstexte in Fremdsprachen
Gastronomie
- Rezepturbasierte Artikelpflege inkl. automatischer Bestandsanpassungen
- Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
- LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten
- Variable Mengeneinheiten (Stück, Gewicht, Volumen/Liter)
Bäckerei
- Rezepturbasierte Artikelpflege inkl. automatischer Bestandsanpassungen
- Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
- LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten
Fachhandel
- Seriennummern- & Chargenverwaltung
- Erfassung von Leistungsdaten
- Pflege von Saisonartikeln
- Artikel-Dienstleistungs-Kombinationen und Artikel-Sets mit automatischer Auflösung beim Verkauf
- Artikel-Varianten (z. B. für Farben und Größen), Bundle- und Set-Preise
- Omnichannel-fähig durch Datenübergabe an Webshop oder Marktplatz
Gartencenter & Baumärkte
- Zuordnung zu Waren- und Artikelgruppen für die Pflege zehntausender Artikel
- Rabatte, Aktions- und Staffelpreise etc.
- Vom Einkauf abweichende Mengeneinheiten (z. B. Stück, Maß, Gebinde, Volumen, Gewicht)
- Seriennummern- & Chargenverwaltung
- Saisonartikel pflegen
- Artikel-Dienstleistungs-Kombinationen und Artikel-Sets mit automatischer Auflösung beim Verkauf
- Artikel-Varianten (z. B. für Farben und Größen), Erfassung von Pflegehinweisen bei grüner Ware
- Pfandmanagement
- Omnichannel-fähig durch Datenübergabe an Webshop oder Marktplatz

Lieferantenstammdaten
Infos & Bewertungen für die Einkaufsoptimierung
Optimale Warenbeschaffung basiert auf konsistenter Warenqualität, guten Lieferantenbeziehungen, genauen Bedarfsplanungen und Kostenkontrollen. Mit Orgasoft.NET behalten Sie alle Faktoren für effiziente Einkaufsprozesse im Blick.
Für jeden Lieferanten können Sie umfassende Informationen wie Kontaktdaten, Ansprechpartner, Gruppenzugehörigkeit (z. B. Großhandel, Direktlieferant) und Konditionen (z. B. Zahlungsziele, Skonto) hinterlegen. Lieferantenbewertungen und eine übersichtliche Historie unterstützen Sie zusätzlich bei der Steuerung Ihres Einkaufs.
Nutzen:
- Besser verhandeln dank vollständiger Lieferantendaten
- Vergleichbarkeit & Bewertung ohne Excel-Listen
- Automatisierter Zugriff bei Bestellvorschlägen
Umfassende Lieferantendaten zentral gepflegt
Adressen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Bankverbindungen: alle Daten werden einmalig zentral gepflegt und stehen unternehmensweit bis zur Filiale für den Einkauf, Rechnungsstellung und Lagerlogistik zur Verfügung.
Zuordnung zu Lieferantengruppen
Teilen Sie Lieferanten in Gruppen ein, sortiert z. B. nach Warengruppe, Produktkategorie, Region, Zuverlässigkeit oder Zertifizierungsstatus. Die Gruppierung erleichtert Preis- und Produktvergleiche sowie Auswertungen.
Konditionsverwaltung je Lieferant
Hinterlegen Sie spezifische Einkaufskonditionen pro Lieferant wie Rabatte, Zahlungsziele, Skontofristen, Staffelpreise u. a. Diese Werte fließen automatisch in Preisvergleiche und Bestellvorschläge ein.
Lieferantenhistorie mit Preis- & Leistungsübersicht
Die Lieferantenhistorie macht alle Geschäftsbeziehungen mit einem Lieferanten nachvollziehbar. Aufgezeichnet werden bezogene Artikel, Einkaufspreise, Liefermengen, Zeiträume, Reklamationen etc. – hilfreich für Rückfragen, Jahresgespräche und Verhandlungen.
Lieferantenbewertung
Lassen Sie sich Bewertungen Ihrer Lieferanten anhand frei definierbarer Kriterien wie z. B. Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Preisentwicklung oder Termintreue erstellen. Bestellen und verwalten Filialen Wareneingänge selbst, fließt ihr Feedback zu Lieferqualität, Termintreue etc. direkt als Filialbewertung bei den Lieferantenstammdaten ein. Auch Perioden-Auswertungen zu Ihren Lieferanten (z. B. Anzahl der Wareneingänge, Anzahl verspäteter oder korrekter Lieferungen) sind einfach durchführbar.
Funktionen speziell für Ihre Branche
Lebensmittel- & Getränkeeinzelhandel, Gastronomie & Bäckerei
- Chargenrückverfolgung auf Basis von Lieferanten
- Preisaufschläge (z. B. Sektsteuer) pro Lieferant hinterlegbar
Fachhandel, Gartencenter & Baumarkt
- Chargenrückverfolgung auf Basis von Lieferanten
- Lieferantenartikelnummer
- Vom Lieferanten gewährte Garantiedauer
- Preisaufschläge (z. B. Versicherung) pro Lieferant hinterlegbar

Filialstammdaten
Jede Filiale individuell steuerbar
Ob klassische Filiale, Franchisenehmer oder temporäre Verkaufsstelle – jeder Standort kann in Orgasoft.NET individuell abgebildet werden. Sie unterscheiden zwischen Typen, weisen Sortimente zu, definieren individuelle Preise, Mindest- oder Maximalbestände und Systemeinstellungen wie Bestellmengen oder Lieferzyklen.
Auch zeitlich begrenzte Standortsteuerungen sind einfach möglich, z. B. bei regionalen Aktionen.
Nutzen:
- Filialgenaue Sortimentssteuerung
- Zentrale Übersicht – differenzierte Steuerung
- Bessere Kontrolle bei Sonderpreisen und Aktionen
Filialverwaltung je nach Typ & Gruppe
Ihre Standorte können Sie in klassische Filialen, Franchisenehmer, Shop-in-Shop-Konzepte oder temporäre Verkaufsstellen aufteilen und gruppenbezogen steuern. Auch die Gruppierung nach Region, Format, Betriebsform oder Zuständigkeit ist möglich.
Strukturierung auch innerhalb der Filiale
Innerhalb einer Filiale lassen sich eigenständige Abteilungen definieren – z. B. Bäckerei, Restaurant, Verkauf oder Lager. So können Sie Prozesse und Auswertungen bereichsweise durchführen und Berechtigungen für einzelne Abteilungen vergeben.
Filialsortimente
Steuern Sie Sortimente je Filiale oder Filialgruppe: Bestimmen Sie, welche Artikel wo verfügbar sind – inklusive Mengenvorgaben, Preisgrenzen und zeitlicher Verfügbarkeit von Aktionsartikeln.
Preissteuerung auf Filialebene
Artikelpreise können je Filiale, Filialgruppe oder sogar Abteilung individuell festgelegt werden – inklusive Aktionspreise, vordatierte Preisumzeichnungen oder Staffelungen. Maßgeschneiderte Preiskonzepte lassen sich so zentral planen und standortspezifisch umsetzen.
Filialspezifische Prozesse
Jede Filiale kann eigene Einstellungen festlegen, z. B. für Bestandsführung, Inventurhäufigkeit, Bestellverhalten, Etikettendruck oder Systemdialoge. Dadurch lassen sich unterschiedliche Abläufe in den Filialen sauber im System abbilden – ganz ohne Workarounds.
Filialspezifische Mindest- und Maximalbestände
Definieren Sie für jede Filiale individuelle Bestandsgrenzen, etwa auf Basis von Regalfläche, Verkaufsvolumen oder Lagerkapazität. Diese Parameter steuern Bestellvorschläge, Warnungen und Nachschublogiken passend für jeden Standort.
Filialspezifische Lieferantenbewertungen
Für den perfekten Überblick über alle Standorte sind Feedbacks der Filialen z. B. zu Lieferqualität und Termintreue möglich, die direkt als Filialbewertung bei den Lieferantendaten einfließen. Auch Auswertungen und Lieferantenhistorien lassen sich sortiert nach Filialen anzeigen.
Funktionen speziell für Ihre Branche
Fachhandel, Gartencenter & Baumärkte
- Zentral erfasste Sortimentsvorgaben an Filialen anpassbar
- Unterschiedliche Lager- und Kassensysteme der Filialen integrierbar
- Filialbezogene Auswertungen und Analysen
- Lager sind im gleichen Umfang steuerbar wie Filialen
Bäckerei
- Filialspezifische Preise
- Sortimente und Bestellwege
- Verkaufszahlen aus den Filialen in Echtzeit
- Retourenerfassung je Filiale
- Filial-Bestellungen online über eine einfach zu bedienende Oberfläche möglich
Warum Orgasoft.NET das richtige System für Ihre Stammdaten ist
- Zentrale Pflege von Artikeln, Lieferanten, Kunden & Filialen
- Einheitliche Datenbasis für alle Unternehmensbereiche
- Führendes System für alle angebundenen Systeme
- Flexible Datenstrukturen und frei definierbare Attribute
- Effizienter Import & Export über PRICAT, EDI, XML oder CSV
- Rechtevergabe für einzelne User und Gruppen

Kundenstammdaten
Für gezielte Angebote und effektiven Service
Gut gepflegte Kundenstammdaten fördern den Verkauf und verbessern die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
In Orgasoft.NET haben Sie nicht nur die Möglichkeit zur umfassenden, rechtskonformen Erfassung kundenbezogener Informationen, sondern auch zur Strukturierung z. B. nach Kundengruppen oder Vertriebskanälen – für die einfache Umsetzung zielgenauer Angebote, Leistungen und Preise.
Nutzen:
- Kundenspezifische Preise ohne manuelle Prüfung
- Vertriebssteuerung auf Basis fundierter Daten
- Marketingpotenzial durch saubere Segmentierung
Zentrale Verwaltung von Kundeninformationen
Mit Orgasoft.NET pflegen Sie Adressen, Kontaktdaten, Ansprechpartner, abweichende Lieferadressen und Kommunikationswege für jeden Kunden einmalig zentral und stellen Sie dort im Unternehmen zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.
Bildung von Kundengruppen
Weisen Sie Kunden beliebigen Gruppen zu. So lassen sich Preise, Aktionsartikel, Sonderkonditionen (z. B. Rabatte, Kreditlimits) und Kommunikationsinhalte mit wenig Aufwand für mehrere Kunden auf einmal zuschneiden.
Sonderkonditionen & Staffelpreise individuell verwalten
Hinterlegen Sie spezifische Konditionen für einzelne Kunden oder Gruppen – etwa Rabatte, Mindestabnahmemengen, Bonusvereinbarungen oder Artikelpakete. Die Konditionen greifen automatisch bei Auftrag, Angebot oder Rechnung.
Kreditlimits & Zahlungsbedingungen
Definieren Sie für jeden Kunden Individuelle Zahlungsziele, Skontofristen, Zahlungsarten sowie Kreditlimits. Erfassen Sie auch, ob der Kunde Bonuspunkte bekommt, Sammelrechnungen erhält oder andere Informationen.
Kundenhistorie mit Umsatz, Artikeln & Reklamationen
Verfolgen Sie bei Stammkunden Bestellverläufe, Umsätze, Rückgaben oder Reklamationen – periodengenau auswertbar für Vertriebsgespräche, Kulanzentscheidungen und eine bessere Kommunikation mit dem Kunden.
DSGVO-konforme Datenverwaltung
Sensible Kundendaten sollten Mitarbeitern erst nach einer Datenschutz-Schulung pflegen. Durch die Rechtevergabe in Orgasoft.NET können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte User Zugang zu kritischen Daten haben.
Kommunikation passend zur Zielgruppe
Legen Sie relevante Zielgruppenattribute wie Alter, Branche, Kaufverhalten oder geografische Zuordnung an. Ergänzen Sie dazu präferierte Werbekanäle (z. B. E-Mail, Post, Außendienstbesuch) für eine gezieltere Kundenansprache.
Funktionen speziell für Ihre Branche
Fachhandel, Gartencenter & Baumärkte
Konditionen speziell für Unternehmenskunden, auf Artikel- und Warengruppenebene (z. B. 10% Rabatt auf Werkzeuge für Handwerker)
Bäckerei & Gastronomie inkl. Hotellerie
- Eventabrechnungen mit eigener Rabattlogik
- Debitorenzuordnung etc.
- Möglichkeit zur direkten Online-Bestellung von Unternehmenskunden

Mitarbeiterverwaltung
Klare Rechte und sichere Datenführung
Jeder Nutzer erhält genau die Berechtigungen, die er braucht. In Orgasoft.NET legen Sie Rollen an, weisen sie Filialen oder Abteilungen zu und definieren, wer was sehen, ändern oder auslösen darf. Auch personalisierte Menüs und Ansichten sind möglich – für mehr Übersicht und Sicherheit.
Nutzen:
- Klare Verantwortlichkeiten
- Minimierung von Fehlbedienungen
- Datenschutzkonform & Revisionssicherheit
Zentrale Benutzerverwaltung mit individueller Rechtevergabe
Mit Orgasoft.NET verwalten Sie alle Nutzer Ihres Systems zentral – inklusive Login-Daten, Rollen, Kontaktinformationen und Funktionen. Jeder Benutzer erhält exakt die Rechte, die für die jeweiligen Aufgaben nötig sind – nicht mehr, nicht weniger.
Gruppenbasierte Rechte- und Rollenkonzepte
In Orgasoft.NET lassen sich Benutzergruppen mit fest definierten Berechtigungen definieren, z. B. für Verkauf, Einkauf, Controlling oder Filialleitung. Neue Mitarbeiter bekommen so schnell die für sie passenden Rechte und können mit der Arbeit im System loslegen.
Filial- und abteilungsbezogene Zugriffssteuerung
In den Filialen können Sie Mitarbeitenden nur Zugriff auf die Daten des jeweiligen Standorts geben – inklusive bestimmter Funktionen. Das sorgt für mehr Übersicht auf der Programmoberfläche und mehr Datensicherheit.
Flexibel umfangreiche Programmoberflächen
Bestimmen Sie, welche Module, Masken, Listen oder Felder ein Benutzer sehen oder bearbeiten darf. So bleibt das System übersichtlich, fehlerresistent und genau auf den jeweiligen Aufgabenbereich zugeschnitten. Ideal für das zügige Einarbeiten von Aushilfen oder Saisonkräften.
GoBD-konforme Protokollierung
Alle Benutzeraktionen (z. B. Buchungen, Preisänderungen oder Systemeingriffe) können protokolliert und in einer Benutzerhistorie gespeichert werden. Das erhöht die Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – unverzichtbar für die GoBD-gerechte Verarbeitung steuerrelevanter Daten.

Stammdatenimport
Schnell, sicher und automatisiert
Der elektronische Austausch von Massendaten ist in mehreren Formaten (z. B. EDI inkl. PRICAT, XML, CSV) möglich. So können Sie neue Artikel, Preisänderungen oder andere Daten von Lieferanten, Herstellern oder Einkaufsverbänden zeitsparend und fehlerfrei übernehmen. Auch der Import von Stammdaten, die in Webshop oder Kassensystem angelegt wurden, ist mit Orgasoft.NET sicher möglich.
Nutzen:
- Weniger manuelle Pflege, weniger Aufwand
- Weniger Fehler
- Schnelle Systemintegration
Stammdatenimport großer Datenmengen via EDI (PRICAT), XML oder CSV
Große Datenmengen wie z. B. Artikellisten, Preislisten, Lieferanten- und Kundendaten können Sie bequem elektronisch in Orgasoft.NET einlesen. Unterstützt werden verschiedene Formate wie EDI (z. B. PRICAT, ORDERS), XML und CSV. Ideal ist der Stammdatenimport für die initiale Befüllung von Orgasoft.NET sowie für umfangreiche Updates im laufenden Betrieb, etwa durch die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten.
Importlogik mit Fehlerprüfung & Dublettenkontrolle
Jeder Import durchläuft eine automatische Vorprüfung auf Datenqualität, Vollständigkeit und Dubletten. So vermeiden Sie doppelte Datensätze oder fehlerhafte Verknüpfungen – für saubere Daten und stabile Prozesse.
Datenpflege mit Massenänderungen & Workflows
Felder, Kategorien, Preise oder Artikelattribute lassen sich gesammelt ändern – mit Prüfmechanismen, Protokollierung und optionalem Freigabeprozess. Ideal für saisonale Sortimentswechsel oder Lieferantenupdates.
Automatische Aktualisierung angebundener Dritt-Systeme
Änderungen im Artikelstamm, bei Kunden oder Preisen können automatisiert an angeschlossene Systeme wie die Kassen- oder Shopsoftware weitergegeben werden – ohne zusätzliche Pflege oder doppelte Datenerfassung.
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