Intelligentes Stammdatenmanagement – erfolgreiche Geschäftsprozesse

Pflegen Sie sämtliche Artikeldaten wie EAN, Kurz- und Langbeschreibungen, Mengeneinheiten, Staffelpreise, getrennte Mehrwertsteuersätze für Ein- und Verkauf, Fremdwährungen, Mindestbestände u. v. m. Der Austausch selbst großer Datenmengen mit Lieferanten oder Herstellern ist in verschiedenen Formaten (z. B. PRICAT, XML, CSV) schnell und zuverlässig möglich.

Verwalten Sie Einkaufspreise, Verkaufspreise, Staffelpreise, Aktionspreise sowie vordatierte Preisänderungen im Artikelstamm. Preise lassen sich je Filiale, Kundengruppe oder Zeitraum definieren – vollautomatisch aktiv zum Stichtag. Auch für große Artikelmengen können Sie bequem Rabatte, zeitlich begrenzte Aktionspreis oder vordatierte Preisumzeichnungen festlegen.

Orgasoft.NET ermöglicht die automatische Rundung von Verkaufspreisen für alle oder einzelne Artikelgruppen – z. B. zur Einhaltung von Schwellenpreisen oder psychologischer Preisgrenzen. Für den Verkauf im Ausland können Sie Rundungsregeln je nach Währung definieren.

Jeder Artikel kann einer Warengruppe, mehreren Artikelgruppen und frei definierbaren Sortiments- oder Vertriebsgruppen zugeordnet werden. Daten lassen sich so bei mehreren Artikeln auf einmal pflegen. Auch Preisanpassungen und andere gruppenspezifischen Änderungen oder Auswertungen sind einfach für mehrere Artikel- und Warengruppen umsetzbar.

Legen Sie mehrere Lieferanten pro Artikel an – inklusive Einkaufspreis, Lieferzeiten, Gültigkeitszeiträumen und lieferantenspezifischen Artikelnummern.

Artikel- und Preisinformationen für Aktions- oder Saisonware können Sie in einer performanten Pooldatenbank speichern. So entlasten Sie Ihre Hauptdatenbank und haben dennoch schnellen Zugriff auf die Informationen. Wollen Sie die Daten dauerhaft in die Hauptdatenbank übernehmen, ist das jederzeit möglich.

Zur lückenlosen Rückverfolgung können Sie bei jedem Artikel eine Chargen- und Seriennummern hinterlegen und verwalten. Bei verderblichen Artikeln lässt sich das Mindesthaltbarkeitsdatum chargengenau erfassen bzw. kann das MHD als Pflichtangabe (mit automatischer Plausibilitätsprüfung) definiert werden.

Erfassen Sie bei Artikeln, die Sie in unterschiedlichen Farben, Größen oder Verpackungsformen (z. B. einzeln oder im Gebinde) verkaufen, jeweils spezifische Varianten-Informationen bis hin zur eigenen EAN.

Häufig arbeiten Filialen mit individuellen Artikelstämmen: weil sie regionale Artikel verkaufen, eigene Lieferanten haben oder unterschielich groß sind. Dank Sortimentsfilter sieht jede Filiale in Orgasoft.NET nur die Artikelstammdaten, die für sie relevant sind. Auch zentral lassen sich einfach filialspezifische Liefertouren oder Verkaufsaktionen je nach Sortiment verwalten.

In Orgasoft.NET können Sie viele weitere Artikelmerkmale, Produktbilder oder Suchmaschinendaten speichern – jeweils für einzelne Artikel oder mehrere Artikel einer Kategorie. Frei definierbare Multifunktionsfelder ermöglichen die Erfassung jeder beliebigen Information bis hin zu fremdsprachigen Bon- und Rechnungstexten.

Alle Artikelstammdaten, die am Regal stehen sollen – wie Produktbeschreibung, Preis, Inhaltsstoffe oder Herkunftsland – können Sie direkt in Orgasoft.NET für den Etikettendruck oder die Anzeige auf Elektronischen Regaletiketten (ESL) nutzen. Bei ESL sind auch vordatierte Preisumzeichnungen automatisiert am Stichtag ausführbar.

Dank der zahlreichen Schnittstellen von Orgasoft.NET und einer offenen API-Architektur können Sie Ihre Artikelstammdaten zuverlässig an andere Programme wie Kassensystem, Webshop oder BI-Tool übergeben. So müssen Sie Ihre Daten nur in einem System pflegen und arbeiten trotzdem überall mit synchronen Informationen.

• Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
• LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten
• Pfandanbindung mit Leergutmanagement und Gebindeverwaltung
• Fremdwährungen
• Bon-, Rechnungs- und Angebotstexte in Fremdsprachen

• Rezepturbasierte Artikelpflege inkl. automatischer Bestandsanpassungen
• Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
• LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten
• Variable Mengeneinheiten (Stück, Gewicht, Volumen/Liter)

• Rezepturbasierte Artikelpflege inkl. automatischer Bestandsanpassungen
• Chargenverwaltung mit Mindesthaltbarkeitsdatum
• LMIV-konforme Erfassung von Allergenen, Zusatzstoffen und Nähwerten

• Seriennummern- & Chargenverwaltung
• Erfassung von Leistungsdaten
• Pflege von Saisonartikeln
• Artikel-Dienstleistungs-Kombinationen und Artikel-Sets mit automatischer Auflösung beim Verkauf
• Artikel-Varianten (z. B. für Farben und Größen), Bundle- und Set-Preise
• Omnichannel-fähig durch Datenübergabe an Webshop oder Marktplatz

• Zuordnung zu Waren- und Artikelgruppen für die Pflege zehntausender Artikel
• Rabatte, Aktions- und Staffelpreise etc.
• Vom Einkauf abweichende Mengeneinheiten (z. B. Stück, Maß, Gebinde, Volumen, Gewicht)
• Seriennummern- & Chargenverwaltung
• Saisonartikel pflegen
• Artikel-Dienstleistungs-Kombinationen und Artikel-Sets mit automatischer Auflösung beim Verkauf
• Artikel-Varianten (z. B. für Farben und Größen), Erfassung von Pflegehinweisen bei grüner Ware
• Pfandmanagement
• Omnichannel-fähig durch Datenübergabe an Webshop oder Marktplatz

Adressen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Bankverbindungen: alle Daten werden einmalig zentral gepflegt und stehen unternehmensweit bis zur Filiale für den Einkauf, Rechnungsstellung und Lagerlogistik zur Verfügung.

Teilen Sie Lieferanten in Gruppen ein, sortiert z. B. nach Warengruppe, Produktkategorie, Region, Zuverlässigkeit oder Zertifizierungsstatus. Die Gruppierung erleichtert Preis- und Produktvergleiche sowie Auswertungen.

Hinterlegen Sie spezifische Einkaufskonditionen pro Lieferant wie Rabatte, Zahlungsziele, Skontofristen, Staffelpreise u. a. Diese Werte fließen automatisch in Preisvergleiche und Bestellvorschläge ein.

Die Lieferantenhistorie macht alle Geschäftsbeziehungen mit einem Lieferanten nachvollziehbar. Aufgezeichnet werden bezogene Artikel, Einkaufspreise, Liefermengen, Zeiträume, Reklamationen etc. – hilfreich für Rückfragen, Jahresgespräche und Verhandlungen.

Lassen Sie sich Bewertungen Ihrer Lieferanten anhand frei definierbarer Kriterien wie z. B. Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Preisentwicklung oder Termintreue erstellen. Bestellen und verwalten Filialen Wareneingänge selbst, fließt ihr Feedback zu Lieferqualität, Termintreue etc. direkt als Filialbewertung bei den Lieferantenstammdaten ein. Auch Perioden-Auswertungen zu Ihren Lieferanten (z. B. Anzahl der Wareneingänge, Anzahl verspäteter oder korrekter Lieferungen) sind einfach durchführbar.

• Chargenrückverfolgung auf Basis von Lieferanten
• Preisaufschläge (z. B. Sektsteuer) pro Lieferant hinterlegbar

• Chargenrückverfolgung auf Basis von Lieferanten
• Lieferantenartikelnummer
• Vom Lieferanten gewährte Garantiedauer
• Preisaufschläge (z. B. Versicherung) pro Lieferant hinterlegbar

Ihre Standorte können Sie in klassische Filialen, Franchisenehmer, Shop-in-Shop-Konzepte oder temporäre Verkaufsstellen aufteilen und gruppenbezogen steuern. Auch die Gruppierung nach Region, Format, Betriebsform oder Zuständigkeit ist möglich.

Innerhalb einer Filiale lassen sich eigenständige Abteilungen definieren – z. B. Bäckerei, Restaurant, Verkauf oder Lager. So können Sie Prozesse und Auswertungen bereichsweise durchführen und Berechtigungen für einzelne Abteilungen vergeben.

Steuern Sie Sortimente je Filiale oder Filialgruppe: Bestimmen Sie, welche Artikel wo verfügbar sind – inklusive Mengenvorgaben, Preisgrenzen und zeitlicher Verfügbarkeit von Aktionsartikeln.

Artikelpreise können je Filiale, Filialgruppe oder sogar Abteilung individuell festgelegt werden – inklusive Aktionspreise, vordatierte Preisumzeichnungen oder Staffelungen. Maßgeschneiderte Preiskonzepte lassen sich so zentral planen und standortspezifisch umsetzen.

Jede Filiale kann eigene Einstellungen festlegen, z. B. für Bestandsführung, Inventurhäufigkeit, Bestellverhalten, Etikettendruck oder Systemdialoge. Dadurch lassen sich unterschiedliche Abläufe in den Filialen sauber im System abbilden – ganz ohne Workarounds.

Definieren Sie für jede Filiale individuelle Bestandsgrenzen, etwa auf Basis von Regalfläche, Verkaufsvolumen oder Lagerkapazität. Diese Parameter steuern Bestellvorschläge, Warnungen und Nachschublogiken passend für jeden Standort.

Für den perfekten Überblick über alle Standorte sind Feedbacks der Filialen z. B. zu Lieferqualität und Termintreue möglich, die direkt als Filialbewertung bei den Lieferantendaten einfließen. Auch Auswertungen und Lieferantenhistorien lassen sich sortiert nach Filialen anzeigen.

• Zentral erfasste Sortimentsvorgaben an Filialen anpassbar
• Unterschiedliche Lager- und Kassensysteme der Filialen integrierbar
• Filialbezogene Auswertungen und Analysen
• Lager sind im gleichen Umfang steuerbar wie Filialen

• Filialspezifische Preise
• Sortimente und Bestellwege
• Verkaufszahlen aus den Filialen in Echtzeit
• Retourenerfassung je Filiale
• Filial-Bestellungen online über eine einfach zu bedienende Oberfläche möglich

Mit Orgasoft.NET pflegen Sie Adressen, Kontaktdaten, Ansprechpartner, abweichende Lieferadressen und Kommunikationswege für jeden Kunden einmalig zentral und stellen Sie dort im Unternehmen zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Weisen Sie Kunden beliebigen Gruppen zu. So lassen sich Preise, Aktionsartikel, Sonderkonditionen (z. B. Rabatte, Kreditlimits) und Kommunikationsinhalte mit wenig Aufwand für mehrere Kunden auf einmal zuschneiden.

Hinterlegen Sie spezifische Konditionen für einzelne Kunden oder Gruppen – etwa Rabatte, Mindestabnahmemengen, Bonusvereinbarungen oder Artikelpakete. Die Konditionen greifen automatisch bei Auftrag, Angebot oder Rechnung.

Definieren Sie für jeden Kunden Individuelle Zahlungsziele, Skontofristen, Zahlungsarten sowie Kreditlimits. Erfassen Sie auch, ob der Kunde Bonuspunkte bekommt, Sammelrechnungen erhält oder andere Informationen.

Verfolgen Sie bei Stammkunden Bestellverläufe, Umsätze, Rückgaben oder Reklamationen – periodengenau auswertbar für Vertriebsgespräche, Kulanzentscheidungen und eine bessere Kommunikation mit dem Kunden.

Sensible Kundendaten sollten Mitarbeitern erst nach einer Datenschutz-Schulung pflegen. Durch die Rechtevergabe in Orgasoft.NET können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte User Zugang zu kritischen Daten haben.

Legen Sie relevante Zielgruppenattribute wie Alter, Branche, Kaufverhalten oder geografische Zuordnung an. Ergänzen Sie dazu präferierte Werbekanäle (z. B. E-Mail, Post, Außendienstbesuch) für eine gezieltere Kundenansprache.

Konditionen speziell für Unternehmenskunden, auf Artikel- und Warengruppenebene (z. B. 10% Rabatt auf Werkzeuge für Handwerker)

• Eventabrechnungen mit eigener Rabattlogik
• Debitorenzuordnung etc.
• Möglichkeit zur direkten Online-Bestellung von Unternehmenskunden

Mit Orgasoft.NET verwalten Sie alle Nutzer Ihres Systems zentral – inklusive Login-Daten, Rollen, Kontaktinformationen und Funktionen. Jeder Benutzer erhält exakt die Rechte, die für die jeweiligen Aufgaben nötig sind – nicht mehr, nicht weniger.

In Orgasoft.NET lassen sich Benutzergruppen mit fest definierten Berechtigungen definieren, z. B. für Verkauf, Einkauf, Controlling oder Filialleitung. Neue Mitarbeiter bekommen so schnell die für sie passenden Rechte und können mit der Arbeit im System loslegen.

In den Filialen können Sie Mitarbeitenden nur Zugriff auf die Daten des jeweiligen Standorts geben – inklusive bestimmter Funktionen. Das sorgt für mehr Übersicht auf der Programmoberfläche und mehr Datensicherheit.

Bestimmen Sie, welche Module, Masken, Listen oder Felder ein Benutzer sehen oder bearbeiten darf. So bleibt das System übersichtlich, fehlerresistent und genau auf den jeweiligen Aufgabenbereich zugeschnitten. Ideal für das zügige Einarbeiten von Aushilfen oder Saisonkräften.

Alle Benutzeraktionen (z. B. Buchungen, Preisänderungen oder Systemeingriffe) können protokolliert und in einer Benutzerhistorie gespeichert werden. Das erhöht die Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – unverzichtbar für die GoBD-gerechte Verarbeitung steuerrelevanter Daten.

Große Datenmengen wie z. B. Artikellisten, Preislisten, Lieferanten- und Kundendaten können Sie bequem elektronisch in Orgasoft.NET einlesen. Unterstützt werden verschiedene Formate wie EDI (z. B. PRICAT, ORDERS), XML und CSV. Ideal ist der Stammdatenimport für die initiale Befüllung von Orgasoft.NET sowie für umfangreiche Updates im laufenden Betrieb, etwa durch die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten.

Jeder Import durchläuft eine automatische Vorprüfung auf Datenqualität, Vollständigkeit und Dubletten. So vermeiden Sie doppelte Datensätze oder fehlerhafte Verknüpfungen – für saubere Daten und stabile Prozesse.

Felder, Kategorien, Preise oder Artikelattribute lassen sich gesammelt ändern – mit Prüfmechanismen, Protokollierung und optionalem Freigabeprozess. Ideal für saisonale Sortimentswechsel oder Lieferantenupdates.

Änderungen im Artikelstamm, bei Kunden oder Preisen können automatisiert an angeschlossene Systeme wie die Kassen- oder Shopsoftware weitergegeben werden – ohne zusätzliche Pflege oder doppelte Datenerfassung.