Von Archivierung bis Vorsteuer: 7 Irrtümer rund um die E-Rechnung

Irrtum 1: Die E-Rechnungspflicht kommt für uns erst 2028 

Durch die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht wähnen sich gerade Kleinstbetriebe in Sicherheit, weil im nächsten Jahr erst bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen zu schreiben sind. Unternehmen unter dieser Umsatzgrenze haben dagegen noch bis 2028 Zeit für die Umstellung. 

Aber das gilt nur für den Versand! Die Empfangspflicht besteht bereits seit 2025. Vom Ein-Personen-Unternehmen bis zum DAX-Konzern muss die eigene Buchhaltung längst in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu lesen und rechtssicher zu archivieren. Mit der Annahme von E-Rechnungen darf niemand bis 2028 warten. 

Irrtum 2: Eine E-Rechnung ist ein PDF per Mail    

Was die Finanzverwaltung als E-Rechnung anerkennt, regelt § 14 Abs. 1 Satz 3 Umsatzsteuergesetz (UStG): „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ 

Alle anderen Formate definiert das UStG im nächsten Absatz als “sonstige Rechnung” und unterscheidet auch nicht zwischen Rechnungen, die ganz traditionell per Post oder (moderner) gemailt werden. Papierrechnungen und digitale unstrukturierte Formate wie PDF und Doc sind vor dem Umsatzsteuergesetz gleich: gleich ungeeignet, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. 

Irrtum 3: Nicht unser Problem, wenn der Lieferant keine E-Rechnung schickt 

Auch wenn man insgeheim vielleicht froh ist, dass die eigene Buchhaltung bislang noch keine ZUGFeRD-Datei oder XRechnung bearbeiten musste: Die Zeche zahlt bei einer Betriebsprüfung der Rechnungsempfänger. Nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG darf ein Unternehmen die Vorsteuer nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung ziehen. Im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat die Finanzverwaltung die Kontrollpflichten hinsichtlich der E-Rechnungspflicht noch präzisiert. Bei jeder E-Eingangsrechnung ist eine Validierung und Kontrolle auf Richtigkeit und Vollständigkeit notwendig.  

Schickt der Lieferant im nächsten Jahr weiterhin PDF-Dateien oder Papierrechnungen, sollte im Zweifel die schriftliche Bestätigung eingeholt werden, dass er unter der Umsatzgrenze von 800.000 Euro liegt und die Übergangsfrist bis 2028 ausreizen darf. 

Irrtum 4: E-Rechnungen lassen sich in Papierform archivieren 

Die GoBD-konforme Archivierung ist eine der größten Herausforderungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Generell sind Rechnungen im empfangenen Format aufzubewahren. Für E-Rechnungen präzisiert die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung: “Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.” 

Wie bei allen Rechnungen beträgt die Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG auch bei E-Rechnungen 8 Jahre. 

Irrtum 5: E-Rechnungspflicht ignoriert? Das gibt ein saftiges Bußgeld!  

Auch wenn es vor allem in Social Media reißerische Warnungen vor Bußgeldern gibt: Mit dem Wachstumschancengesetz, dass die Ära der elektronischen Rechnung eingeläutet hat, wurde keine neue Strafgebühr speziell für den Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht eingeführt. Vielmehr gilt weiterhin die bisherige Bußgeldvorschrift des § 26a UStG, wonach theoretisch eine Strafe von bis zu 5.000 Euro möglich ist.   

Es ist allerdings sehr unwahrscheinlich, dass das Finanzamt sofort ein Bußgeld verhängt, wenn Rechnungen noch als PDF statt im strukturierten ZUGFeRD-Format oder als XRechnung versendet werden. Solange die Steuer ordnungsgemäß angemeldet und abgeführt wird, dürfte das Finanzamt das geringste Problem sein bei einem Verstoß gegen die Pflicht zur elektronischen Ausgangsrechnung. 

Viel schwerer wiegt der eventuelle Zahlungsstopp der Kunden. Da diesen bei einer PDF- oder Papierrechnung der Verlust des Vorsteuerabzugs droht, können und werden sie auf eine korrekte E-Rechnung bestehen und andernfalls die Zahlung verweigern.  

Irrtum 6: Eine Rechnung im EDIFACT-Format ist keine E-Rechnung  

Wenn es um die E-Rechnung geht, nennen Software-Hersteller häufig zwei Namen: ZUGFeRD und XRechnung. Wir sind da keine Ausnahme, da auch unser ERP-System diese beiden gängigen Formate unterstützt. Aber es sind nur Beispiele. Für die Erfüllung der E-Rechnungspflicht reicht es, wenn das gewählte Rechnungsformat der europäischen CEN-Norm EN 16931 entspricht.  

Selbst das EDI-Verfahren, das dieser Norm nicht exakt entspricht, erkannt das Bundesfinanzministerium in seinem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 als gültiges Format an, solange alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen strukturiert vorliegen und ohne Informationsverlust weiterverarbeitet werden können. Für Handelsketten oder Industriekonzerne bedeutet das, dass sie bei Einverständnis des Rechnungsempfängers weiterhin EDIFACT INVOIC, IDocs und andere EDI-Formate nutzen können. 

Irrtum 7: Jeder Fehler führt zum Verlust des Vorsteuerabzugs 

Nur für eine korrekte Eingangsrechnung kann sich der Empfänger die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Konkret für E-Rechnungen definiert die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 15.10.2025 drei Arten von Fehlern, die jedoch nicht alle zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs führen.  

• Formatfehler (Rz. 6a): Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Rechnung nicht der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In dem Fall wird der Vorsteuerabzug bei bestehender E-Rechnungspflicht des Rechnungsausstellers versagt, weil rechtlich keine E-Rechnung, sondern eine nicht erlaubte sonstige Rechnung vorliegt.
• Geschäftsregelfehler (Rz. 6b): Bei Verletzungen gegen die Geschäftsregeln handelt es sich im Grunde um technische Unsauberkeiten in der E-Rechnung, etwa weil Angaben fehlen oder falsch eingetragen wurden. Solange diese keine Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben, kann aus der Rechnung die Vorsteuer gezogen werden. Als Beispiel für solch einen unschädlichen Fehler nennt die Finanzverwaltung eine fehlende Angabe im Feld „BT-10 Buyer reference“. 
• Inhaltsfehler (Rz. 35a): Weist eine technisch einwandfreie E-Rechnung inhaltliche Fehler, führt das zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Das können zum Beispiel ein falsch geschriebener Leistungsempfänger, ein Rechenfehler oder die Verwendung von 19 % Steuersatz statt 7 % sein. Diese Fehler führten auch schon bei Papierrechnungen zum vorübergehenden Verlust des Vorsteuerabzugs.  

Quelle: 

Viele der Vorschriften im Umgang mit E-Rechnungen hat das Bundesfinanzministerium mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 geregelt.  

Mehr Infos zur E-Rechnung 

Wie macht man XRechnungen eigentlich lesbar? Wie erstelle ich eine E-Rechnung? Auf solche und andere grundlegende Fragen finden Sie Antworten im Blogartikel Ausweitung der E-Rechnungspflicht 2027.