Erfolg im Multichannel: Warum Ihr Online-Shop ein Warenwirtschaftssystem braucht
Im Einzelhandel wird die Mehrkanal-Strategie zum Standard
Bereits die Hälfte aller Einzelhändler nutzt für den Vertrieb der eigenen Pordukte stationäre Geschäfte und parallel Webshops oder Online-Marktplätze.* Tendenz steigend. Der Nutzen liegt auf der Hand: Zusätzliche Absatzkanäle bringen mehr Umsatz. Fehlt es an der Abstimmung zwischen dem Geschäft vor Ort und online, kann die Multikanal-Strategie aber auch zu erheblich mehr Aufwand, Kosten und Stress führen.
Veraltete Bestandsdaten frustrieren Online-Kunden
Es ist der Supergau im Mehrkanal-Handel: Gerade hat ein Kunde im Geschäft die letzte vorrätige Lichterkette gekauft. Kurz darauf geht im Online-Shop genau für diese Lichterkette eine Bestellung ein, die nun wieder storniert werden muss. Der Händler verliert den Umsatz und im schlimmsten Fall einen Kunden.
Solche Datenbrüche lassen sich mit manuellen Abgleichen kaum vermeiden. Zudem sind sie sehr zeitaufwändig.
Deshalb gilt: Synchronisieren ist besser als manuell kopieren.
Der automatisierte Datenaustausch zwischen Online-Shop und Warenwirtschaftssystem ermöglicht die effiziente Verwaltung von Beständen, Bestellungen und Lieferungen.
Vorteile des automatisierten Datenaustauschs zwischen Online-Shop & ERP-System
- Der Lagerbestand von Warenwirtschaft und Webshop ist jederzeit aktuell und synchron.
- Preisänderungen lassen sich ebenfalls einfach in beiden Systemen synchronisieren.
- Der Händler spart Zeit und Kosten, weil Daten nur einmal erfasst werden müssen und der Austausch zwischen Warenwirtschaftssystem und Shop-Software automatisiert abläuft.
- Es gibt weniger Erfassungsfehler, da die Eingaben von Hand auf ein Minimum reduziert werden.
- Die Kundenzufriedenheit ist hoch, weil im Online-Shop nur tatsächlich lieferbare Artikel angezeigt werden.
- Es ist eine einfache Verbuchung aller Online-Bestellung möglich.
Die Kommunikation zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop erfolgt über eine Programmierschnittstelle (API), die wie ein Dolmetscher die Sprachen beider Systeme übersetzt. Häufig kommen dabei internetbasierte Schnittstellen wie z. B. REST-API zum Einsatz, die sich durch die Nutzung standardisierter HTTP-Protokolle sehr komfortabel einrichten lassen.
Viele Warenwirtschaftssysteme sind zudem mit fertigen Anbindungen an gängige Shopsysteme ausgestattet. Unser Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET besitzt z. B. Integrationen für Magento, Shopware und Plentymarkets.
Unabhängig von der technischen Umsetzung erfolgt die Kommunikation zwischen Webshop und Warenwirtschaft in der Regel in beide Richtungen:
1. Datenaustausch von der Warenwirtschaft zum Online-Shop
Die Warenwirtschaft hat die Datenhoheit. Sie versorgt den Online-Shop mit allen notwendigen Informationen, wie:
- Artikelbeschreibung
- Artikelbilder
- Meta-Daten für Suchmaschinen (z. B. Google)
- Online-Shops und Marktplätze, auf denen der Artikel verkauft werden soll
- Verkaufspreis
- Warenkategorie (mit den jeweiligen Attributen)
- Formatierte HTML-Texte
- Bestand
2. Datenaustausch vom Online-Shop zum Warenwirtschaftssystem
Welche Artikel wurden online bestellt? Welche Steuersätze fallen an? Für jede Kundenorder online sendet das Shopsystem verkaufsrelevante Informationen an die Warenwirtschaft, die daraufhin sofort die Bestellung abwickeln kann: Das System erstellt Kommissionier-Auftrag, Lieferschein und Rechnung und meldet das Paket beim Versanddienstleister an. Auch den Bestand passt das Warenwirtschaftssystem an und gibt diesen zurück an den Webshop.
Hier schließt sich der Kreislauf. Datenbrüche werden vermieden und der Online-Shop zeigt nur die Artikel als verfügbar an, die tatsächlich auf Lager sind.
Fazit
Die Verknüpfung von stationärem Geschäft und E-Commerce ist im Einzelhandel eine strategisch kluge Antwort auf modernes Konsumverhalten. Die Anbindung des Online-Shops an das Warenwirtschaftssystem ermöglicht die kostensparende und fehlerminimale Synchronisation mehrerer Vertriebskanäle.
*Quelle: "Der deutsche Einzelhandel 2024 – dritte IHK-ibi-Handelsstudie", herausgegeben von ibi research an der Universität Regensburg GmbH