Manche Vorfälle, wie Mietrechnungen oder Wartungsverträge, müssen Sie in Ihrem Warenwirtschaftssystem regelmäßig erfassen. Orgasoft.NET bietet für die Abwicklung von Wiederholungsverträgen eine zeitsparende Lösung.
Verringert wird der Aufwand im Zusammenhang mit einem Wiederholungsvertrag dadurch, dass Sie ein Template für einen Muster-Vorfall anlegen. Wann immer dieser fällig wird, erzeugt das Warenwirtschaftssystem automatisch einen Vorfall aus dem Template (z. B. Ausgangsrechnung, Lieferschein). Der dazugehörige Beleg kann auf Wunsch gleich mit erzeugt werden.
Wie das in Orgasoft.NET funktioniert, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt.
Schritt 1: Template für den Vorfall anlegen
Zunächst erstellen Sie in den Stammdaten eine neue Vorfallart als Template. Mit diesem Muster können Sie später tatsächliche Vorfälle auslösen.
Beispiel: Ein Baumarkt vermietet auf unbefristete Zeit monatsweise eine Betonfräse. Für die wiederkehrende Mietrechnung, die der Baumarkt immer am Monatsanfang ausstellt, legt er im Warenwirtschaftssystem ein Template als Muster-Rechnung an.
Die Eingaben der Muster-Rechnung werden nicht gebucht und bleiben weiterhin bearbeitbar, z. B. wenn sich der Betrag der Monatsmiete ändert.
Schritt 2: Fälligkeit definieren
Mit jedem Muster-Vorfall wird eine Information verbunden, wann und wie oft die entsprechenden Vorfälle erzeugt werden sollen. Dies geschieht in der „Zeitplan-Definition“ im Administrations-Ribbon von Orgasoft.NET. Bei der Bestimmung des Zeitplans sind ähnliche Ausführungsarten möglich wie bei einer Termin-Serie in Outlook.
Im Warenwirtschaftssystem lassen sich problemlos folgende Szenarien abbilden:
- Wochentäglich gleichbleibende Bestellungen
- Täglich unterschiedliche Bestellungen
- Monatliche Bestellungen (natürlich auch auf Lieferanten-Seite)
- Jährliche Wartungsrechnungen
- Monatliche Mietrechnungen
Weitere Senkung des Anpassungsaufwands durch Platzhalter
Noch effizienter können Sie Serienrechnungen in Orgasoft.NET erstellen, wenn Sie mit Platzhaltern arbeiten. Diese lassen sich in den Zusatztexten des Vorfalls, den Multifunktionsfeldern und im Positionstext des Artikels einbauen. Bei der Übernahme werden die Platzhalter ersetzt.
Beispiel: In der Mietrechnung wird kein fester Rechnungszeitraum eingetragen, sondern eine Datums-Formel als Platzhalter. An dieser Stelle fügt Orgasoft.NET jeden Monat den korrekten Rechnungszeitraum ein. Eine monatliche Anpassung von Hand im Warenwirtschaftssystem ist nicht mehr notwendig.
Schritt 3: Vorfall im Scheduler auslösen
Die eigentliche Erzeugung eines periodischen Vorfalls erfolgt im Scheduler. Das Modul stellt die Verbindung zwischen der Vorfallart (z. B. Mietrechnung) mit der Fälligkeit (z. B. Monatsanfang) her, sodass jeweils zum 1. des Monats eine Rechnung erzeugt wird.
Um einen Scheduler-Eintrag anzulegen oder zu bearbeiten, rufen Sie bei der Erfassung eines Template-Vorfalls einfach das Scheduler-Icon im Kontext-Ribbon auf:
Im Fenster, das sich danach öffnet, lassen sich Vorfall-Template und Zeitplan miteinander verknüpfen.
Flexibel durch die Trennung von Vorfallart und Fälligkeit
Ein Zeitplan kann für mehrere Vorfallarten gelten. Gibt es eine weitere Vorfallart (z. B. Rechnung für eine Bestellung immer zum Monatsanfang), wird diese im Scheduler-Modul einfach mit dem dazu gehörenden Zeitplan (im Beispiel „Monatlich zum ersten Werktag“) verbunden. Dadurch ist eine Vielzahl von Kombinationen aus Vorfallart und Fälligkeit möglich.
Sollte sich bei einer Vorfallart das Fälligkeits-Datum ändern, kann ebenso leicht ein anderer, bereits vorhandener Zeitplan zugewiesen oder ein neuer Zeitplan angelegt werden.
Vorteile nicht nur bei der Fakturierung: Lassen Sie Ihr Warenwirtschaftssystem möglichst viel Arbeit erledigen
Die Erfassung periodischer Vorfälle spart Ihnen viel Zeit. Selbst außerhalb der Bürozeiten oder an Feiertagen kann Orgasoft.NET automatisiert wiederkehrende Rechnungen erstellen. Durch den Einsatz von Platzhaltern senken Sie außerdem den Aufwand zur Anpassung der einzelnen Rechnungen im Warenwirtschaftssystem.
Auch im Einkauf erleichtern Vorfall-Template und Scheduler-Funktion die Erfassung wiederkehrender Vorfälle. So lässt sich etwa pro Wochentag Ware mit einer festen Menge bestellen.
Mehr Infos
Periodische Vorfälle stehen in Orgasoft.NET ab der Version 3.0.6551 des Warenwirtschaftssystems zur Verfügung. Wenn Sie Fragen zu der Funktion haben, können Sie sich an Ihren bekannten Ansprechpartner bei Signum Warenwirtschaftssysteme wenden.
Ebenfalls neu ab der Version 3.0.6551 ist ein kostenloses Add-In zum Verschicken von Messages in Orgasoft.NET.