von Felix Hochapfel
Mit dem neuen Outlook-Addin für alle aktuellen Office-Versionen, hat das papierlose Büro mit Orgasoft.NET noch mehr Power. Kann Orgasoft.NET die E-Mail-Adresse im Posteingang oder den gesendeten Objekten zuordnen, genügt ein Klick auf den Button „Archivieren“ und die Mail ist in der Historie von Orgasoft.NET verewigt. Natürlich ist eine manuelle Zuordnung zu Adresse und Ansprechpartner auch enthalten. Damit ist die Integration von Mails in der Orgasoft.NET – Historie ein Kinderspiel.
Was verbirgt sich eigentlich hinter dem papierlosen Büro?
Ganz einfach: Die Möglichkeit von jedem Ort der Welt zu jeder Tageszeit alle Informationen zur Verfügung zu haben, um das Unternehmen steuern zu können. Das heißt, nach einem Geschäftstermin nicht mehr ins Büro fahren zu müssen, wenn das Kind krank ist von zuhause zu arbeiten, Mitarbeiter in entfernten Regionen zu beschäftigen, während einer Messe im Hotelzimmer zu arbeiten und und und.
Seit Signum das papierlose Büro „lebt“, sitzen wir im Jahr mindestens 50.000 Kilometer weniger im Auto, konnten die Zahl unserer Meetings drastisch reduzieren und jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit auch einmal im Home-Office zu arbeiten, wenn sich zuhause der Ablesedienst angemeldet hat.
Keine lästige Ablage mehr
Das papierlose Büro heißt auch, auf die lästige Ablage und auf Verteilung von Korrespondenz verzichten zu können. Natürlich besteht nach wie vor eine Aufbewahrungspflicht der Belege, aber es reicht die Ablage in einem „monatlichen Schuhkarton“ und kein Sortieren nach Kunden oder Lieferanten. Für manche Unternehmen eine Halbtagskraft, die jetzt für wichtigere Dinge eingesetzt werden kann.
Integration der Telefonie
Eine weitere interessante Möglichkeit noch mehr auf das papierlose Büro umzustellen ist die TAPI-Schnittstelle. Haben Sie diese Schnittstelle eingerichtet, dann erkennt Orgasoft.NET bei eingehenden Anrufen, um welchen Kunden es sich handelt und zeigt Ihnen dann sofort wichtige Informationen zu dieser Kundenadresse, wie z.B. die Vorfallhistorie. Sie können während des Telefonats eine Notiz schreiben: Nein, nicht auf Papier, direkt in Orgasoft.NET! Öffnen Sie parallel zum Gespräch auch das OP-Konto, die Artikelhistorie oder die Auftragsinfo des Kunden oder Lieferanten. Natürlich funktioniert das Ganze auch andersrum: Sie sind in der Adresse eines Lieferanten und bemerken z.B. einen Fehler bei einer Bestellung. Drücken Sie in Orgasoft.NET einfach auf die Schaltfläche mit dem Telefon-Symbol und Sie werden mit der gewünschten Firma/Person verbunden.
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