Rechnungen, Lieferavise und andere Dokumente auf Knopfdruck verschicken: das spart Zeit plus Geld – und funktioniert auch in Orgasoft.NET. Ganz ohne manuelle Eingriffe kommuniziert das Warenwirtschaftssystem direkt mit Software-Lösungen Ihrer Geschäftspartner. Möglich macht es die EDI-Schnittstelle.
Was ist EDI?
EDI, kurz für Electronic Data Interchange, bezeichnet einen elektronischen Datenaustausch, bei dem sich Software-Systeme automatisiert Dokumente zuschicken. Damit die Programme die Daten des jeweils anderen Systems verstehen, haben Branchenverbände und öffentliche Institutionen EDI-Standards entwickelt, wie Dokumente aufzubauen sind. EDI-Dokumente enthalten formatierte Datenfelder, die sowohl Sender als auch Empfänger verwenden. Beide IT-Systeme können das Dokument somit korrekt auslesen.
Die EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET
Die EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET basiert auf dem branchenübergreifenden Standard EDIFACT. Eine EDIFACT-Nachricht ist wie ein Brief aufgebaut, bei dem ein Daten-Umschlag den Nachrichteninhalt, also die auszutauschenden Daten, ähnlich einem Kuvert umhüllt.
Wegen ihrer Komplexität werden EDIFACT-Standards selten in vollem Umfang verwendet. Stattdessen kommen branchenspezifische Teilmengen, sogenannte Subsets, mit ihren jeweiligen Nachrichtentypen zum Einsatz. Ein sehr häufig verwendetes Subset in der Konsumgüterindustrie ist das EANCOM-Format, mit dem auch Orgasoft.NET arbeitet.
Mit der EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET lassen sich über das Warenwirtschaftssystem folgende Daten jeweils senden und empfangen:
- Artikeldaten (Nachrichtentyp: PRICAT)
In der Regel wird der komplette Artikelstamm eines Lieferanten in die Datenbank von Orgasoft.NET eingelesen. Auch der Export dieser Daten aus dem Warenwirtschaftssystem heraus ist möglich. - Bestellungen platzieren (Nachrichtentyp: ORDERS)
Wie die Bestellung in Papierform enthält die elektronische Bestellung Angaben über die zu bestellenden Artikel sowie deren Bestell- und Lieferkonditionen. Das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten übernimmt die elektronische Bestellung und bearbeitet sie ohne weiteres Zutun. - Lieferavise verschicken (Nachrichtentyp: DESADV)
Die elektronische Liefermeldung kündigt Empfängern von Sendungen deren Inhalt an und listet Einzelheiten zu enthaltenen Gütern auf. Die Liefermeldung wird im Warenwirtschaftssystem des Lieferanten erstellt und elektronisch versendet, sobald die Sendung das Lager verlässt. Im Warenwirtschaftssystem des Empfängers wird die Liefermeldung vor Ankunft der Sendung weiterverarbeitet, ohne dass ein Eingriff von Hand notwendig ist. Weil die Sendung frühzeitig angekündigt ist, kann der Auftraggeber die avisierte Sendung mit seiner Bestellung vergleichen. - Rechnungen versenden (Nachrichtentyp: INVOIC)
Mit der elektronischen Rechnung werden Zahlungsforderungen für Güter und Dienstleistungen übermittelt, die entsprechend den Vereinbarungen zwischen zwei Geschäftspartnern geliefert wurden. Das Warenwirtschaftssystem erzeugt die elektronische Rechnung, sendet sie an den Auftraggeber, wo sie automatisch in das Warenwirtschaftssystem übernommen und dort weiterverarbeitet wird.
Außerdem sind mit der EDI-Schnittstelle über Orgasoft.NET austauschbar:
- Verkaufsdaten / Sales Report (Nachrichtentyp: SLSRPT)
- Lagerbestandsberichte (Nachrichtentyp: INVRPT)
Orgasoft.NET Module: EDI-Schnittstelle
Sie können die EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET als zusätzliches Modul in Ihrem Warenwirtschaftssystem nutzen.
Hier finden Sie eine Beschreibung.
Vorteile des elektronischen Datenaustausches
Für viele unserer Kunden ist die Zeitersparnis der ausschlaggebende Grund, die EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET zu nutzen. Die manuelle Bearbeitung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse verursacht einen großen Arbeitsaufwand. Gerade bei einer Vielzahl standardisierter Vorgänge ist die Bearbeitung von Hand unwirtschaftlich. Die EDI-Schnittstell ermöglicht es, Geschäftsdaten interventionsfrei und damit maximal rationalisiert auszutauschen.
Zudem führt die automatisierte Übertragung zu einer geringeren Fehlerquote, was sich auch in mittleren und kleinen Unternehmen bezahlt macht. Denn die wegfallende Nachbearbeitung falsch erfasster Aufträge senkt Kosten. Ganz nebenbei steigt die Kundenzufriedenheit, wenn Bestellungen reibungslos bearbeitet werden.
Mit dem Warenwirtschaftssystem zum papierlosen Büro
Die einfache Handhabung und die Vorteile haben EDI seit Ende der 70er Jahre weltweit zur führenden Methode des elektronischen Datenaustauschs gemacht.
Das ungeheure Rationalisierungspotential eines guten Warenwirtschaftssystems können Sie aber nicht nur mit der EDI-Schnittstelle von Orgasoft.NET nutzen. Einen weiteren Schritt zum papierlosen Büro finden Sie in diesem Blogartikel:
Dank Orgasoft.NET: 50.000 Kilometer weniger pro Jahr